Les applications simplifient la saisie des dommages ou des défauts et augmentent la sécurité juridique. Que peuvent faire les apps de documentation pour tablettes ou smartphones, et en quoi se distinguent-elles ?
l'avancement des travaux
Les applications de documentation enregistrent les activités de chantier, l'avancement des travaux, les perturbations, les défauts de matériaux ou les dommages et défauts causés par des tiers. Photo : Eyeled
Le numérique, plutôt que l'analogique
Les travaux de restauration sur les chantiers, les dommages, les défauts ou l’avancement des travaux étaient jusqu’à présent documentés avec un crayon, du papier et un appareil photo numérique. En utilisant à la place une application pour smartphone ou tablette, on réduit le temps nécessaire à cette tâche. Le choix du bon logiciel dépend toutefois de ce que l’on veut faire concrètement : certains programmes sont spécialisés dans les journaux de chantier ou les rapports journaliers de chantier, d’autres aident à enregistrer les dommages et les défauts. Rares sont ceux qui peuvent tout faire.
La saisie traditionnelle des dommages et de l’état de la construction dans le cadre de la restauration d’ouvrages, la documentation des activités de chantier et de l’avancement des travaux, des entraves, des défauts de matériaux ou des dommages et défauts causés par des tiers demandent beaucoup de temps et de travail : La tenue de journaux de chantier ou de rapports journaliers de chantier demande également beaucoup de travail. Les données sur place doivent être notées par écrit et documentées à l’aide de photos.
Les documentations et les rapports sont ensuite rédigés au bureau avec des programmes Office et envoyés par e-mail, fax ou courrier aux personnes impliquées dans le projet. Les copies sont classées dans des dossiers et ce qui doit être fait est mis en attente. Tout cela génère un surcroît de travail. Les applications spéciales de documentation de construction permettent d’éviter les ruptures de médias et d’optimiser les processus de travail. En outre, il n’est plus nécessaire de manipuler un bloc-notes, un crayon et un appareil photo numérique.
Au lieu de cela, les smartphones ou tablettes et les applications correspondantes permettent de saisir numériquement les informations sur place par texte et image et de les attribuer immédiatement. Cela évite de devoir taper, trier, classer et localiser ultérieurement les données notées manuellement. Des masques de saisie avec des interrogations structurées et des éléments de texte accélèrent d’une part la saisie, mais veillent d’autre part à ce que les éléments importants ne soient pas oubliés.
Étant donné qu’il faut également tenir compte des aspects juridiques et des délais lors du suivi des défauts ou de l’établissement du rapport de chantier, le logiciel prend également en charge la création de documents juridiquement sûrs ou le suivi des délais. Outre les photos de documentation, il est possible d’intégrer des plans scannés, des extraits de plans ou des documents, souvent aussi des notes vocales ou des séquences vidéo. Les photos peuvent être éditées de manière simple (modifier la taille, le cadrage, etc.) et complétées par des flèches d’indication, des mesures et des commentaires sur l’image.
Si le logiciel évalue les données GPS du matériel mobile, les photos peuvent également être localisées, de sorte que l’on sait d’emblée ce qui a été photographié sur quel chantier ou à quel endroit du dépôt ou de la carrière. À partir des données saisies, des modèles personnalisables permettent de générer immédiatement des rapports journaliers de chantier, des procès-verbaux de défauts ou des rappels et de les envoyer par e-mail. Les délais peuvent être transmis à l’agenda, par ex. de Microsoft Outlook, pour le contrôle des dates, afin de ne pas perdre de temps.
Qu’est-ce qui est documenté et comment ?
Afin de pouvoir retracer ultérieurement les travaux de restauration et de rénovation, les processus de construction ou de montage, il convient de documenter les principales prestations, livraisons et activités ainsi que les conditions respectives sur place. Les travaux effectués, les entreprises (sous-traitantes) présentes, les matériaux reçus, les défauts, les obstacles, les avenants et les modifications, les résultats des réunions, les contrôles et les mesures, les événements particuliers, les conditions météorologiques et autres doivent être enregistrés.
Les documents de chantier constituent une base d’information importante en cas de perturbations du déroulement des travaux ou de litiges éventuels avec d’autres participants à la construction, par exemple en cas de demandes d’avenant ou de remplacement ou lorsqu’il s’agit d’identifier les causes de défauts de construction ou de retards dans les délais, etc. Mais les documentations servent également de preuve lors de la facturation ou pour la documentation du projet. C’est pourquoi elles devraient également contenir des notes personnelles comme aide-mémoire ou des photos commentées.
Si la documentation est continue, il en résulte un procès-verbal complet de l’exécution des travaux, qui peut décharger l’auteur en cas de litige. Si ce dernier peut documenter sans faille les activités du chantier, il a généralement une meilleure position en cas de litige. La documentation numérique permet en outre de créer quasiment en passant une base de données d’informations qui peut être utilisée ultérieurement pour des mesures de (re)construction, la documentation de garantie ou pour des statistiques et le contrôle de la qualité.
Lisez la suite dans le numéro 3/2021 de STEIN.